Rechnung bei Vorkasse

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Thema: Rechnung bei Vorkasse

Hallo

Ich habe einige Kunden, die gerne per Vorkasse bezahlen möchten.
Obwohl die Ware dann teilweise z.B. erst 8-12 Wochen später lieferbar ist.

Nun geht es mir dabei um die entsprechende Rechnung.
Letztendlich soll der Kunde von mir später mit der Ware zusammen eine Rechnung bekommen, auf der alles korrekt aufgeführt ist.
Unter anderem auch:
* Rechnungsnummer
* Lieferdatum
* Hinweis "Gezahlt per Überweisung"

Viele Kunden möchten aber gerne schon eine Rechnung für Ihre Unterlagen haben, wenn sie die Vorkasse-Zahlung leisten.
Da es mir dann aber ja noch nicht möglich ist, ein Lieferdatum anzugeben, wollte ich Euch hier mal fragen, ob folgendes Vorgehen meinerseits korreklt wäre:

* Kunde bestellt über den Online-Shop.
* Er gibt an, per Vorkasse (Überweisung) bezahlen zu wollen.
* Die Ware wird erst in evtl. 8-12 Wochen lieferbar sein.
* Ich schreibe eine Proforma-Rechnung und sende diese an den Kunden.
* Auf dieser Proforma-Rechnung steht eine Rechnungsnummer
* Auf dieser Proforma-Rechnung steht "Bitte zahlen Sie innerhalb von 10 Tagen"
* Auf dieser Proforma-Rechnung "Lieferung voraussichtlich im 3. Quartal 2012"
* Der Kunde bezahlt.
* Sobald die Ware lieferbar ist, sende ich diese an den Kunden
* In das Paket lege ich eine "normale Rechnung", auf der die gleiche Rechnungsnummer wie auf der Proforma-Rechnung und natürlich dann auch das Lieferdatum steht.

Ich würde bei mir hier zum Kontoauszug der Zahlung des Kunden erstmal die Proforma-Rechnung heften.
Später bei Lieferung (also wenn ich quasi die endgültige "normale" Rechnung erstelle) würde ich in meinen Unterlagen die alte Proforma-Rechnung wegwerfen und stattdessen die "normale" Rechnung an deren Stelle abheften.

Wäre das so ein korrektes Vorgehen?

Gruß
Sarah Bergmann

Hallo Sarah,

warum immer so kompliziert? Ich würde dem Kunden eine Vorkasse-Rechnung stellen und sie auch genau so benennen. Diese Rechnung wird beim Kontoauszug der Kundenzahlung abgeheftet, wie von Dir schon vorgeschlagen.

Eine weitere Kopie davon würde ich in einer Liste/Mappe "Offene Lieferungen" ablegen.

Wenn die Ware lieferbar ist, wird eine "normale" Rechnung mit normaler Rechnungs-Nr. erstellt, die ausweist, dass die Ware bereits per Vorkasse-Rechnung Nr. XXX bezahlt wurde. Die wird an den Kunden gesandt.

Dann wird auch nichts weggeworfen, sondern BEIDE Rechnungen werden aufbewahrt. Die Vorkasse-Rechnung bleibt an ihrem Platz beim Kontoauszug. Die Kopie aus dem Ordner "Offene Lieferungen" wird dort herausgenommen und zusammen mit der "normalen" Rechnung im Ordner "Erledigte Lieferungen" abgelegt oder in der Liste abgehakt, wie auch immer Du das machen willst.

Damit ist der Vorgang lückenlos nachvollziehbar.

Gruß
Lisa

Hallo Lisa

Vielen lieben Dank erstmal für Deine Antwort.

Das würde dann ja bedeuten, dass ich für eine Zahlung des Kunden letztendlich 2 Rechnungen mit 2 verschiedenen Rechnungsnummern habe. Verstehe ich Dich da richtig?

Gruß
Sarah Bergmann